Закрывающие чеки: как оформить предоплату
или аванс на кассе
Согласно 54-ФЗ, при получении денежного аванса или предоплаты необходимо использовать онлайн-кассу и формировать кассовые
чеки для зачёта, а также возврата оплаты.
Предоплатой считается передача покупателем денег продавцу до получения товара, оказания работы или услуг. Этот платёж может
быть полным или частичным, в любом случае продавец обязан провести его через онлайн-кассу и выдать чек. Ещё понадобится выдать
второй чек (на зачёт предоплаты), когда покупатель получит то, что оплатил.
Аванс — это аналог предоплаты. Различие заключается в том, что продавец не может перечислить точный список товаров или услуг,
за которые получает платёж. При получении аванса также выдаётся чек, но оформляется он немного иначе.
Разбираемся, в каком порядке формируются чеки на аванс и зачёт предоплаты, а также чеки, которые закрывают данные по расчёту.
Как работать с авансами и предоплатами
Согласно табл. 28 приложения № 2 к приказу ФНС № ММВ-7-20/229@, существует несколько вариантов предоплаты с соответствующими
признаками способа расчёта:
- предоплата 100% – полная предварительная оплата, которая осуществляется клиентом до получения товара/оказания услуги;
- предоплата – частичная предварительная оплата, которая осуществляется клиентом до получения товара/оказания услуги;
- аванс – предоплата в случаях, когда заранее нельзя определить перечень товаров/работ/услуг.
Полный расчёт происходит при полной оплате (также с учётом аванса и предоплаты) в момент получения клиентом товара/услуги.
Таким образом, при поступлении предоплаты или аванса пользователь ККТ формирует чек с одним из трёх соответствующих
признаков способа расчёта («Предоплата 100%», «Предоплата» или «Аванс»). При отгрузке товара или выполнении услуги –
закрывающий чек с признаком способа расчёта «Полный расчёт». Последний признак не обязательно указывать в печатной
форме чека, выдаваемого при отгрузке.
Если клиент сначала внёс предоплату, а на оставшуюся сумму продавец предоставил заём, нужно пробить как минимум три чека
(письмо ФНС от 20.02.2019 № ЕД-4-20/2929). Они формируются с такими признаками:
- «ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЁТ И КРЕДИТ» – в случае частичной оплаты с передачей товара и его последующей оплатой в кредит;
- «ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ» – при передаче товара без его оплаты с последующей оплатой в кредит;
- «ОПЛАТА КРЕДИТА» – при оплате товара после его передачи.
При последней оплате кредита формируется чек, который закрывает данные о расчёте.
Расходы по доставке товара могут быть включены в предоплату. Либо покупатель организует доставку своими силами, если берёт эти
расходы на себя.
Если покупатель хочет вернуть предоплату или аванс, продавцу нужно пробить кассовый чек с признаком расчёта «Возврат прихода».
При возврате предоплаты или аванса клиенту нужно составить заявление, в котором должны быть указаны его ФИО, данные паспорта
и причина возврата.
Когда и кто формирует чеки на зачёт предоплаты и при отгрузке
Все компании и ИП должны применять ККТ на месте осуществления расчёта с покупателем (клиентом) и в момент осуществления
предоплаты. Продавец пробивает чек в момент платежа с указанием его признака и передаёт покупателю. Для разных способов оплаты
есть свои нюансы, например, при безналичной оплате чек надо пробить не позднее дня, следующего за днём расчёта.
Клиент переводит деньги на расчётный счёт поставщика
В данном случае зачисление необходимой суммы происходит не сразу, а спустя некоторое время. Поэтому при внесении предоплаты
возникают вопросы: когда необходимо сформировать чек на аванс? Когда деньги переведены или когда они поступили на счёт продавца?
Согласно п. 5.4 ст. 1.2 54-ФЗ, при безналичных расчётах кассовый чек можно формировать не позднее рабочего дня, следующего за днём
расчётов, но не позднее момента передачи товара. Поставщик может узнать о поступлении аванса из банковской выписки, которая доступна
для просмотра на следующий день после зачисления денег на счёт. Таким образом он идентифицирует клиента с его заказом и сможет
сформировать чек. Данные действия не нарушают требования закона.
Продавец передаёт товар курьерской службе для доставки покупателю
Чек на предоплату в данной ситуации формирует поставщик. Однако возникает вопрос: кто обязан пробить чек на отгрузку – продавец
или курьер?
Оформление чека на передачу товара является обязанностью курьерской службы, так как ККТ обязано использовать лицо, осуществляющее
расчёты с покупателем (п. 1 ст. 4.3 54-ФЗ). Поскольку передача заказа в зачёт предоплаты относится к расчётам и этим занимается курьер,
пробить кассовый чек должен именно он.
Однако, чаще всего, закрывающий чек формирует продавец при передаче товара курьеру. Затем его либо направляют клиенту в электронной
форме, либо передают через курьера в бумажном виде.
Чеки на аванс и предоплату: в чём разница
Между предоплатой и авансом есть разница, соответственно, чеки на аванс и предоплату также различаются. Авансом признают передачу
денег до фактического получения товара или услуги. Предоплата может быть частичной или полной, она также, как аванс, вносится до
выдачи товара или получения услуги.
Продавец указывает признак «Аванс» в чеке, если клиент ещё не до конца определился с выбором товара или услуги. Признак способа
расчёта в таком случае не указывается.
«Предоплата» же назначается в том случае, когда покупатель точно знает, какой товар приобретает или какой услугой собирается
воспользоваться. В чеке при этом указывается точное название приобретаемого товара либо услуги.
Как оформить чек на зачёт аванса или предоплаты. Пример чека
Оформление чека на аванс или предоплату практически идентично, за исключением того, какой признак указывается. Продавец
пробивает первый чек в тот момент, когда покупатель передаёт ему деньги: либо часть, либо полную сумму (при предоплате 100%).
Второй чек выдаётся при фактическом получении товара или услуги клиентом. При этом он указывает признак «полный расчёт».
В сумме должно быть указано, что был внесён аванс или предварительная оплата.
Важно: наименование товара или услуги обязательно должно
присутствовать во втором чеке, даже если в первом оно
не указывалось (потому что был внесён аванс).
Когда используется один чек на все авансы
В некоторых случаях как организации, так индивидуальные предприниматели могут не пробивать чек по каждой предварительной
оплате или авансу. Они могут воспользоваться послаблением — пробивать один чек на все авансы. Но так делать могут только
алогоплательщики ограниченного круга видов деятельности:
.png)
- проведение культурно-массовых мероприятий;
- перевозка пассажиров, багажа, грузов и грузобагажа;
- предоставление услуги связи;
- предоставление электронных услуг, перечисленных в ст. 174.2 НК РФ;
- услуги управляющих и ресурсоснабжающих организаций;
- оказание услуг охраны и систем обеспечения безопасности;
- услуги образовательных организаций.
Один чек на все авансы оформляют по окончании расчётного периода, в течение которого она и принимали эти авансы. После окончания
расчётного периода у организации есть ещё 10 дней на то, чтобы успеть оформить чек.
Зачёт аванса за покупки в интернете
Если оплата совершается в безналичной форме через интернет, то продавец не обязан оформлять бумажный чек. Он отправляет клиенту
копию фискального документа, например, на электронную почту.
Решение
Для передачи всех чеков в ФНС, в соответствии с законом, подходит онлайн-сервис 1С-ОФД (подробнее). Он работает со всеми моделями касс из
официального реестра Федеральной налоговой службы. Используя данный сервис, вы можете подключить любого оператора ОФД,
использовать возможность отправки электронных чеков, анализировать фискальные данные, а также обратиться к нам за дополнительной
помощью в вопросах регистрации, поддержки и использования любого кассового и торгового оборудования.
