Решение-Н — Распознавание документов в 1С

Распознавание документов в 1С

Поговорим сегодня о новом сервисе 1С: Распознавание первичных документов. На самом деле очень удобный вариант,
для тех кому нужно сэкономить время, бумагу и конечно же средства.


1С:Распознавание первичных документов – новое решение фирмы "1С", которое берет на себя работу по превращению
бумажных документов в документы базы 1С. В рамках этого сервиса доступен режим ввода в программу типового
первичного документа на основе его изображения.


   Сделать это можно за три простых шага:

1.      Отсканируйте или сфотографируйте бумажные документы. Используйте поточный сканер, если документов много.
Подойдут также и документы, которые вы получили в Excel или в pdf по почте или любым другим способом. Загрузите
документы в программу 1С и она сама поймет, что вы загрузили: одностраничный документ, многостраничный pdf или
архив, состоящий из множества файлов.


2.      Дождитесь результатов распознавания документов. Скорость распознавания зависит от множества факторов, включая
размер документов и качество изображения. Первые документы обычно бывают готовы в течение минуты-двух. Если вы
загрузили большой объем документов, можно спокойно заниматься другими делами и вернуться к проверке распознанных
документов через некоторое время.


3.      Проверьте результат распознавания и создайте документы в учетной базе 1С. Точность распознавания во многом зависит
от качества изображения. Еще одна часть проверки – это сопоставление наименований организации, контрагентов и позиций
номенклатуры для автоматического создания документа в программе 1С. Когда процесс распознавания будет закончен, все
данные будут сопоставлены автоматически. Если записи в программе 1С немного отличаются от указанного в документе,
программа подберет наиболее похожие варианты, запросит подтверждение и запомнит выбор. Если какие-либо контрагенты
или товары отсутствуют в базе 1С, то их можно создать по одному или воспользоваться групповым созданием новых.


Вся работа по загрузке, корректировке и автоматическому созданию документов происходит в знакомом интерфейсе
программы 1С, без использования сторонних сервисов, что очень облегчает работу.


Сервис "1С:Распознавание первичных документов" обработает сканы или фотографии первичных документов и подготовит
их для ввода в информационную базу пользователя в удобном виде:


- Распознает поставщиков, покупателей, товары и услуги, сопоставляя их с объектами в информационной базе пользователя
- Если записи в информационной базе пользователя немного отличаются от указанного в документе, подбирает наиболее
похожие варианты и просит пользователя их подтвердить

- Если номенклатура поставщика отличается от номенклатуры покупателя, запомнит выбор пользователя и в следующий
раз выберет правильный вариант автоматически

- Проверяет по формулам корректность чисел в таблицах
- Подсвечивает места, на которые надо обратить внимание
- Позволяет аккуратно, точно и быстро создать всю недостающую номенклатуру
- При наличии в базе документов-оснований, соответствующих скану, может выполнить автоматическое прикрепление скана
к документу.

- Сформирует комплект из документов, отражающих одну и ту же хозяйственную операцию
- Предложит универсальное распознавание для некоторых документов, незнакомых системе, но отражающих хозяйственные
операции поступления/списания товаров


Настройка сервиса в 1С:Бухгалтерии

А настраивается все достаточно просто: Для использования сервиса нужно перейти в раздел
Администрирование - Настройки распознавания документов.


В открывшемся окне следует проверить наличие галки Использование распознавания документов и заполнить адрес
электронной почты для информирования о состоянии баланса.



   После проверки и подключения сервиса нужно установить настройки распознавания. Каждый пункт является
интуитивно понятным для пользователей. Параметры распознавания всегда можно изменить в настройках.


Переход к сервису распознавания документов осуществляется

- в полном интерфейсе - из раздела Покупки или раздела Продажи по гиперссылке Загрузить документы из сканов;
- в простом интерфейсе - из раздела Документы - Основное по команде Загрузить - Из скана.

   В левом верхнем углу открывшейся формы отображается доступное пользователю количество страниц. Для
пользователей, которые раньше не пользовались сервисом, предусмотрен пробный период, в течение которого они
могут распознать 250 изображений. По истечении тестового доступа нужно приобрести пакет.


Загрузка документов в сервис

 Чтобы начать пользоваться сервисом, достаточно нажать кнопку «Добавить файл».

В открывшемся окне нужно нажать кнопку «Добавить» и указать путь к одному или сразу нескольким файлам,
которые нужно распознать. Все загруженные документы появятся в списке.


Некорректное распознавание

Механизм распознавания не всегда срабатывает корректно. Причиной может быть несколько факторов, в том числе, качество
распознаваемых изображений, наличие ошибок в документах и другие нюансы. Однако, поскольку механизм основан на
искусственном интеллекте, который обучается в процессе работы, каждое новое распознавание
позволяет ему улучшать качество работы.


Для решения этой ситуации и улучшения дальнейшего качества работы сервиса следует поступить аналогично прошлому варианту
— выбрать из списка элементов правильный.


При переключении между полями формы документа программа подсвечивает строку, из которой была взята информация, что
позволяет контролировать ввод данных, не обращаясь к бумажной форме документа.


Если по какой-то причине документ был введен в базу ранее, то сервис по основным реквизитам (тип документа, дата, номер,
контрагент) определяет его и не дублирует, а связывает документы между собой. При наличии соответствующей настройки з
агруженное фото или скан прикрепляются к документу.


Специальные предложения

С 01.02.2022 «1С:Распознавание первичных документов» доступно пользователям 1С-Фреш с тарифами Базовый и ПРОФ,
СПЕЦ, КОРП, 1С:ERP. В перечисленные ниже тарифы без дополнительной оплаты включается следующее количество страниц
документов:


1С:Фреш Базовый – 30 страниц в год;

1С:Фреш ПРОФ, СПЕЦ, КОРП, 1С:ERP – 250 страниц в год.

Бесплатные страницы в локальных программах: все пользователи, зарегистрированные на портале 1С:ИТС, могут получить доступ
к распознаванию в объеме 250 страниц, пакет доступен в течение 1 года с момента активации. Получить доступ можно в Личном
кабинете на портале 1С:ИТС, бонусный период однократный, активировать его можно один раз.


Приобрести продукт
 

Вопрос-ответ

Перейти в «Вопрос-ответ»

Пресс-центр

Получение данных по кассам из ОФД

Перейти в «Пресс-центр»
Остались вопросы?
Заполните заявку и мы вам обязательно перезвоним